Wirksame Zeitmanagement-Methoden zur Steigerung Ihrer Produktivität

Inhaltsübersicht:

Die Veränderungen in der modernen Gesellschaft werden zunehmend komplexer, schneller und unvorhersehbarer. Dieses Phänomen lässt sich gut mit dem Kunstwort VUCA beschreiben, das ursprünglich aus der Militärsprache stammt und für die Veränderung des Spielfelds nach dem Zusammenbruch der Sowjetunion geprägt wurde.

VUCA steht für

Volatility (Volatilität): Bedeutet in diesem Kontext, dass die Geschwindigkeit und der Umfang von Veränderungen immer mehr zunehmen
Uncertainty (Unsicherheit): Die Themen, welche uns morgen beschäftigen, werden immer schwerer vorherzusagen
Complexity (Komplexität): die Anzahl von Handlungsmöglichkeiten steigt und die Zusammenhänge werden komplexer
Ambiguity (Mehrdeutigkeit): Rahmenbedingungen werden immer schwerer erfassbar und Informationen immer vielfältiger interpretierbar

Digitalisierung und Globalisierung bringen Unternehmen in immer komplexer werdende Wettbewerbssituationen.

Vor diesem Hintergrund sind Unternehmen gefordert, sich permanent neuen Gegebenheiten und Konkurrenzsituationen anzupassen, sich neu auszurichten, sich neu zu erfinden.

Die Anforderungen an die Anpassungsfähigkeit der Unternehmen schlagen durch auf das Leben und die Arbeit jedes einzelnen.

Um mit diesen komplexen, dynamischen und mehrdeutigen Situationen umgehen zu können, braucht es die Kreativität jedes einzelnen. Nicht nur das: Es braucht Menschen, die ihr Leben und Lernen in die Hand nehmen.

Gebraucht werden Fähigkeiten, die es jedem ermöglichen, in einer VUCA-Welt seinen Beruf erfolgreich zu bewältigen. Eine der wichtigsten Kompetenzen in diesem Zusammenhang ist die Fähigkeit, die zur Verfügung stehende Zeit intelligent einzuteilen und zu managen – das Zeitmanagement.

Methoden des Zeitmanagements

Was versteht man unter Zeitmanagement?

Zeitmanagement ist der Oberbegriff für alle Methoden, Konzepte und Maßnahmen, die zur Verfügung stehende Zeit möglichst produktiv zu nutzen.

In der Vergangenheit gab es bereits mehrere philosophische und ökonomische Ansätze, die darauf zielten die vorhandene Zeit besser zu nutzen.

Aber erst die Beschleunigung des täglichen Lebens durch Industrialisierung und moderne Kommunikationsmittel erschuf Rahmenbedingungen, welche die Notwendigkeit von Zeitmanagement verstärkten.

Es entstanden verschiedene Ansätze für Zeitmanagement-Methoden, die sich vor allem auf den Bereich der Arbeitszeit konzentrierten. In der modernen Gesellschaft stellt sich die Herausforderung, die Zeit sinnvoll zu nutzen allerdings auch mehr und mehr im Bereich der Freizeit, z.B. bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf, bzw. der allgemeinen „Work-Life-Balance“.

Welche Zeitmanagement-Methoden gibt es?

In diesem Absatz möchten wir Ihnen einige nützliche Zeitmanagement-Methoden vorstellen.

Die Todo-Liste

Die Todo-Liste ist eine der einfachsten Zeitmanagement-Methoden. Durch das Niederschreiben der Aufgaben verschaffen Sie sich zunächst einen Gesamteindruck über alle zu erledigenden Aufgaben.

Mit der Priorisierung der einzelnen Elemente erhalten Sie die Reihenfolge, in der die Dinge erledigt werden sollen.

Durch das Abhaken der bereits erledigten Dinge schaffen Sie einen Faktor der psychologischen Motivierung und stellen sicher, dass nichts vergessen wird.

Die Eisenhower-Matrix

Die Eisenhower-Matrix ist ein System zur Einteilung von anstehenden Aufgaben in 4 verschiedene Kategorien. So kann man sich schnell einen Überblick verschaffen, welches die wichtigsten und dringlichsten Aufgaben sind und welche zurückgestellt werden können. Sie können die Eisenhower-Matrix als Werkzeug zur Priorisierung der Aufgaben verwenden.

Die Alpen-Methode

Die Alpen-Methode ist ein System zur Planung des Tagesablaufs. Hierfür werden zu Beginn des Tages fünf Schritte durchgeführt:

Aufgaben notieren: Im ersten Schritt werden alle Aufgaben und Termine in einer ungeordneten Liste notiert
Länge schätzen: Der erwartete Zeitaufwand wird so genau wie möglich festgelegt und notiert, Termine mit der genauen Uhrzeit versehen.
Pufferzeiten und Erholungspausen einkalkulieren: Da manche Aktivitäten länger dauern können als vorher abzusehen ist und die Leistungskurve über den Tag sinkt, ist es sinnvoll einen Teil der Zeit als Puffer und für Pausen zu reservieren.
Entscheidungen treffen: In diesem Schritt entscheiden Sie, welche Aufgaben delegiert werden können und in welcher Reihenfolge die Aufgaben erledigt werden sollen. Es empfiehlt sich, die schwierigsten oder dringendsten Aufgaben als erstes anzugehen.
Nachkontrolle: Am Ende kontrollieren Sie ob alle Aufgaben erledigt wurden und ob Ihre Aufwandseinschätzung korrekt war. So werden Sie Schritt für Schritt besser in Ihrer Aufwandseinschätzung.

Das Pareto-Prinzip

Das Pareto-Prinzip besagt, dass mit 20% des Arbeitsaufwands 80% der Ergebnisse erzielt werden können. Die verbleibenden 20% der Ergebnisse benötigen dann 80% des Arbeitsaufwands.

Dies trifft natürlich nicht immer zu, kann aber als Daumenregel dabei helfen, die wichtigsten Aufgaben zu identifizieren und dadurch die Produktivitätssteigerung begünstigen.

Smarte Ziele setzen

Smarte Ziele - Zeitmanagement

Das Smart-Prinzip stammt aus dem Projektmanagement und beschreibt eine Möglichkeit, Zielsetzungen zu kategorisieren. Um erfolgreiches Zeitmanagement zu betreiben, sollten Ihre Ziele die fünf Attribute aus dem Smart-Prinzip beinhalten:

Specific (Spezifisch): Das Ziel muss so präzise wie möglich beschrieben werden um Unklarheiten zu vermeiden
Measurable (Messbar): Das Ziel sollte messbar sein um Erfolg oder Misserfolg zu bestimmen
Attractive (Attraktiv): Das Ziel sollte attraktiv bzw. erstrebenswert sein
Realistic (Realistisch): Das Ziel muss erreichbar bzw. realistisch sein
Time-bound (Terminiert): Das Ziel muss mit einem Fertigstellungszeitpunkt versehen sein

Regelmäßige Tätigkeiten gruppieren

Sie können sich einige Zeit sparen, wenn Sie regelmäßige Tätigkeiten in speziell festgelegten Zeitfenstern erledigen.

Einer der größten Zeitkiller in der heutigen Arbeitswelt bilden das Lesen und Beantworten von E-Mails. Wer ständig in sein Mailprogramm wechselt, wenn eine E-Mail hereingeflattert kommt, wird dadurch jedes Mal aus seiner aktuellen Tätigkeit herausgerissen und benötigt immer wieder zusätzliche Zeit um wieder in die ursprüngliche Tätigkeit zurückzufinden.

Legen Sie eine feste Tageszeit für das Lesen und Beantworten von E-Mails fest, so eliminieren Sie ständige Ablenkungen und sparen sich einige Zeit.

Social Media, Smartphone & Co. – Zeitdiebe vermeiden

Ein anderer Ansatz ist die Strategie, Stör- und Ablenkungsfaktoren zu vermeiden bzw. zu eliminieren. Jeder, der ein Smartphone besitzt, weiß wie zeitraubend der regelmäßige Blick aufs Display sein kann.

Wer viele Social Media Apps und Messenger nutzt, bekommt ständig Push-Nachrichten angezeigt. Wenn man jedes Mal nachgibt und auf das Handy schaut, verliert man nicht nur eine Menge Zeit – man wird auch immer wieder aus seiner aktuellen Tätigkeit oder seinem aktuellen Gedankengang gerissen.

Um das zu vermeiden, gibt es beispielsweise Apps die für einen einstellbaren Zeitraum die Push-Nachrichten blockieren, der effektivste Weg ist aber sicherlich das Ausschalten des Smartphones.

Auch der Besuch von Social Media Portalen über den Desktop-Browser ist ein garantierter Zeitdieb. Die Sozialen Netzwerke wurden spezifisch dafür entwickelt, die Aufmerksamkeit der Nutzer zu halten und zu binden, sodass eine wirklich produktive Tätigkeit nebenher unmöglich wird.

„Nur mal eben kurz zwei Minuten schauen was es Neues gibt“ kann leicht zu einer verplemperten halben Stunde ausarten. Aus diesem Grund sollte man die sozialen Netzwerke komplett vermeiden, während man produktiv sein möchte.

Welche Auswirkungen hat die Digitalisierung auf unseren Umgang mit der Zeit?

Die Digitalisierung ist zugleich Fluch und Segen für unseren Umgang mit der Zeit. Einerseits gibt es unzählige digitale Hilfsmittel, die uns helfen Aufgaben in kürzerer Zeit zu erledigen. Andererseits stellt das Überangebot an digitalen Informationen die Menschen vor ganz neue Herausforderungen in der Auswertung und Filterung.

Letztendlich wird die Fähigkeit, Informationen schnell und effektiv zu filtern zur wichtigsten Schlüsselqualifikation in der digitalisierten Welt, um seine Ziele zu erreichen. Ebenfalls wichtig ist die Fähigkeit zum schnellen Lernen und zur schnellen Adaption an neue Gegebenheiten und Arbeitsmethoden.

Die Digitalisierung hat sehr starke Auswirkungen auf unseren Umgang mit der Zeit, aber auch darauf wie wir unsere Zeit verbringen. Ob diese Auswirkungen sich überwiegend positiv oder negativ in unserer Lebens- und Arbeitszeit bemerkbar machen, hängt zu einem großen Teil von unserem individuellen Zeitmanagement ab.

Wenn Sie Interesse an einer Beratung zum Thema Digitalisierung in Unternehmen haben, kontaktieren Sie uns.

Tel: 0221 560 610

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