Inhaltsübersicht:
Was versteht man unter Zeitmanagement?
Welche Zeitmanagement-Methoden gibt es?
Social Media, Smartphones & Co. - Zeitdiebe vermeiden
Welche Auswirkungen hat die Digitalisierung auf unseren Umgang mit der Zeit?
Die Veränderungen in der modernen Gesellschaft werden zunehmend komplexer, schneller und unvorhersehbarer. Dieses Phänomen lässt sich gut mit dem Kunstwort VUCA beschreiben, das ursprünglich aus der Militärsprache stammt und für die Veränderung des Spielfelds nach dem Zusammenbruch der Sowjetunion geprägt wurde.
VUCA steht für
Digitalisierung und Globalisierung bringen Unternehmen in immer komplexer werdende Wettbewerbssituationen.
Vor diesem Hintergrund sind Unternehmen gefordert, sich permanent neuen Gegebenheiten und Konkurrenzsituationen anzupassen, sich neu auszurichten, sich neu zu erfinden.
Die Anforderungen an die Anpassungsfähigkeit der Unternehmen schlagen durch auf das Leben und die Arbeit jedes einzelnen.
Um mit diesen komplexen, dynamischen und mehrdeutigen Situationen umgehen zu können, braucht es die Kreativität jedes einzelnen. Nicht nur das: Es braucht Menschen, die ihr Leben und Lernen in die Hand nehmen.
Gebraucht werden Fähigkeiten, die es jedem ermöglichen, in einer VUCA-Welt seinen Beruf erfolgreich zu bewältigen. Eine der wichtigsten Kompetenzen in diesem Zusammenhang ist die Fähigkeit, die zur Verfügung stehende Zeit intelligent einzuteilen und zu managen – das Zeitmanagement.
Zeitmanagement ist der Oberbegriff für alle Methoden, Konzepte und Maßnahmen, die zur Verfügung stehende Zeit möglichst produktiv zu nutzen.
In der Vergangenheit gab es bereits mehrere philosophische und ökonomische Ansätze, die darauf zielten die vorhandene Zeit besser zu nutzen.
Aber erst die Beschleunigung des täglichen Lebens durch Industrialisierung und moderne Kommunikationsmittel erschuf Rahmenbedingungen, welche die Notwendigkeit von Zeitmanagement verstärkten.
Es entstanden verschiedene Ansätze für Zeitmanagement-Methoden, die sich vor allem auf den Bereich der Arbeitszeit konzentrierten. In der modernen Gesellschaft stellt sich die Herausforderung, die Zeit sinnvoll zu nutzen allerdings auch mehr und mehr im Bereich der Freizeit, z.B. bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf, bzw. der allgemeinen „Work-Life-Balance“.
In diesem Absatz möchten wir Ihnen einige nützliche Zeitmanagement-Methoden vorstellen.
Die Todo-Liste ist eine der einfachsten Zeitmanagement-Methoden. Durch das Niederschreiben der Aufgaben verschaffen Sie sich zunächst einen Gesamteindruck über alle zu erledigenden Aufgaben.
Mit der Priorisierung der einzelnen Elemente erhalten Sie die Reihenfolge, in der die Dinge erledigt werden sollen.
Durch das Abhaken der bereits erledigten Dinge schaffen Sie einen Faktor der psychologischen Motivierung und stellen sicher, dass nichts vergessen wird.
Die Eisenhower-Matrix ist ein System zur Einteilung von anstehenden Aufgaben in 4 verschiedene Kategorien. So kann man sich schnell einen Überblick verschaffen, welches die wichtigsten und dringlichsten Aufgaben sind und welche zurückgestellt werden können. Sie können die Eisenhower-Matrix als Werkzeug zur Priorisierung der Aufgaben verwenden.
Die Alpen-Methode ist ein System zur Planung des Tagesablaufs. Hierfür werden zu Beginn des Tages fünf Schritte durchgeführt:
Das Pareto-Prinzip besagt, dass mit 20% des Arbeitsaufwands 80% der Ergebnisse erzielt werden können. Die verbleibenden 20% der Ergebnisse benötigen dann 80% des Arbeitsaufwands.
Dies trifft natürlich nicht immer zu, kann aber als Daumenregel dabei helfen, die wichtigsten Aufgaben zu identifizieren und dadurch die Produktivitätssteigerung begünstigen.
Das Smart-Prinzip stammt aus dem Projektmanagement und beschreibt eine Möglichkeit, Zielsetzungen zu kategorisieren. Um erfolgreiches Zeitmanagement zu betreiben, sollten Ihre Ziele die fünf Attribute aus dem Smart-Prinzip beinhalten:
Sie können sich einige Zeit sparen, wenn Sie regelmäßige Tätigkeiten in speziell festgelegten Zeitfenstern erledigen.
Einer der größten Zeitkiller in der heutigen Arbeitswelt bilden das Lesen und Beantworten von E-Mails. Wer ständig in sein Mailprogramm wechselt, wenn eine E-Mail hereingeflattert kommt, wird dadurch jedes Mal aus seiner aktuellen Tätigkeit herausgerissen und benötigt immer wieder zusätzliche Zeit um wieder in die ursprüngliche Tätigkeit zurückzufinden.
Legen Sie eine feste Tageszeit für das Lesen und Beantworten von E-Mails fest, so eliminieren Sie ständige Ablenkungen und sparen sich einige Zeit.
Ein anderer Ansatz ist die Strategie, Stör- und Ablenkungsfaktoren zu vermeiden bzw. zu eliminieren. Jeder, der ein Smartphone besitzt, weiß wie zeitraubend der regelmäßige Blick aufs Display sein kann.
Wer viele Social Media Apps und Messenger nutzt, bekommt ständig Push-Nachrichten angezeigt. Wenn man jedes Mal nachgibt und auf das Handy schaut, verliert man nicht nur eine Menge Zeit – man wird auch immer wieder aus seiner aktuellen Tätigkeit oder seinem aktuellen Gedankengang gerissen.
Um das zu vermeiden, gibt es beispielsweise Apps die für einen einstellbaren Zeitraum die Push-Nachrichten blockieren, der effektivste Weg ist aber sicherlich das Ausschalten des Smartphones.
Auch der Besuch von Social Media Portalen über den Desktop-Browser ist ein garantierter Zeitdieb. Die Sozialen Netzwerke wurden spezifisch dafür entwickelt, die Aufmerksamkeit der Nutzer zu halten und zu binden, sodass eine wirklich produktive Tätigkeit nebenher unmöglich wird.
„Nur mal eben kurz zwei Minuten schauen was es Neues gibt“ kann leicht zu einer verplemperten halben Stunde ausarten. Aus diesem Grund sollte man die sozialen Netzwerke komplett vermeiden, während man produktiv sein möchte.
Die Digitalisierung ist zugleich Fluch und Segen für unseren Umgang mit der Zeit. Einerseits gibt es unzählige digitale Hilfsmittel, die uns helfen Aufgaben in kürzerer Zeit zu erledigen. Andererseits stellt das Überangebot an digitalen Informationen die Menschen vor ganz neue Herausforderungen in der Auswertung und Filterung.
Letztendlich wird die Fähigkeit, Informationen schnell und effektiv zu filtern zur wichtigsten Schlüsselqualifikation in der digitalisierten Welt, um seine Ziele zu erreichen. Ebenfalls wichtig ist die Fähigkeit zum schnellen Lernen und zur schnellen Adaption an neue Gegebenheiten und Arbeitsmethoden.
Die Digitalisierung hat sehr starke Auswirkungen auf unseren Umgang mit der Zeit, aber auch darauf wie wir unsere Zeit verbringen. Ob diese Auswirkungen sich überwiegend positiv oder negativ in unserer Lebens- und Arbeitszeit bemerkbar machen, hängt zu einem großen Teil von unserem individuellen Zeitmanagement ab.
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